GDPR

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

INFORMACE O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Xantis Pharma s.r.o., IČ 04272439, sídlem Jihlavská 1558/21, Praha 4 – Michle, PSČ 140 00, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 245024(dále jen „Společnost“), při své činnosti zpracovává osobní údaje fyzických osob.

Zpracování osobních údajů zdravotnických odborníků

Společnost jakožto správce zpracovává osobní údaje osob oprávněných předepisovat nebo vydávat léčivé přípravky (dále jen „zdravotničtí odborníci“) v rozsahu jméno, příjmení, titul(y), adresa (příp. název pracoviště), specializace, kontaktní údaje (telefon, e-mail), údaje vyplývající z prováděných průzkumů trhu, a to pro účely výkonu vlastní obchodní činnosti spočívající v distribuci léčivých přípravků.
Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů zdravotnických odborníků je v rozsahu údajů zjišťovaných Společností z veřejně dostupných seznamů profesních komor nebo přímo od subjektů údajů nezbytnost pro plnění oprávněného zájmu Společnosti spočívajícího ve výkonu její podnikatelské činnosti a v případě zpracování údajů vyplývajících z prováděných průzkumů ve spojení s ostatními osobními údaji souhlas zdravotnického odborníka.
Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje zdravotnických odborníků externím poskytovatelům služeb (např. poskytovateli IT služeb, poskytovateli účetních služeb, správci počítačové sítě apod.).
Osobní údaje zdravotnických odborníků jsou Společností uchovávány po dobu nezbytnou pro stanovený účel zpracování, nejdéle však do odvolání souhlasu, je-li právním základem prováděného zpracování.
Zdravotničtí odborníci mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.
Poskytování osobních údajů zdravotnických odborníků, s jejichž zpracováním zdravotnický odborník vyjadřuje souhlas, je zcela dobrovolné.

Zpracování osobních údajů v rámci farmakovigilance a VPOIS

Společnost jakožto distributor léčivých přípravků plní v souladu s obecně závaznými právními předpisy povinnosti v oblasti farmakovigilance a provozu veřejně přístupné odborné informační služby (VPOIS), a to v rozsahu jméno a příjmení nahlašujícího/tazatele, titul(y), jsou-li sděleny, adresa pracoviště, kde došlo k nahlášení nežádoucího účinku, kontaktní údaje (e-mail, telefon), jsou-li sděleny, položený dotaz/obsah hlášení nežádoucího účinku.
Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů subjektů údajů je plnění právních povinností stanovených dle obecně závazných právních předpisů Společnosti nebo držiteli rozhodnutí o registraci.
Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje subjektů údajů orgánům veřejné moci stanoveným obecně závaznými právními předpisy (např. Státnímu ústavu pro kontrolu léčiv) či externím poskytovatelům služeb (např. poskytovateli IT služeb, poskytovateli účetních služeb, správci počítačové sítě apod.).
Osobní údaje subjektů údajů jsou Společností uchovávány po dobu, po kterou Společnost v souladu s obecně závaznými právními předpisy uchovává příslušnou dokumentaci vztahující se k farmakovigilanci a VPOIS.
Subjekty údajů mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.
Poskytování osobních údajů subjektů údajů je požadavkem vyplývajícím z obecně závazných právních předpisů.

Zpracování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob

Společnost jakožto správce při své činnosti zpracovává mj. osobní údaje obchodních partnerů – podnikajících fyzických osob a dále osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů pro účely plnění smluv či spolupráce s nimi uzavřených a pro účely jednání o uzavření smlouvy či spolupráce, a to v rozsahu jméno a příjmení, titul(y), jsou-li sděleny, IČ, DIČ, sídlo, příp. další adresa, telefon, e-mailová adresa, číslo bankovního účtu, informace o proběhlých transakcích (u obchodních partnerů), resp. jméno a příjmení, titul(y), jsou-li sděleny, pracovní pozice, telefon, e-mailová adresa (u kontaktních osob obchodních partnerů.
Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů obchodních partnerů – fyzických podnikajících osob je nezbytnost pro plnění smluv s nimi uzavřených nebo pro provedení opatření před jejím uzavřením. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů kontaktních osob obchodních partnerů je nezbytnost pro účely oprávněných zájmů Společnosti (tj. plnění smlouvy s obchodním partnerem), vůči nimž nemají přednost zájmy nebo základní práva kontaktní osoby.
Společnost při naplňování účelu zpracování může předávat osobní údaje svých obchodních partnerů orgánům veřejné moci, je-li to vyžadováno obecně závaznými právními předpisy, a dále externím poskytovatelům služeb (např. poskytovateli účetních služeb, správci počítačové sítě, poskytovateli IT služeb apod.).
Osobní údaje obchodních partnerů a jejich kontaktních osob jsou Společností uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu ke Společnosti a dále po dobu trvání zákonných archivačních lhůt (např. ve vztahu k daňovým dokladům), příp. lhůt nezbytných pro hájení oprávněných zájmů Společnosti.
Obchodní partneři a jejich kontaktní osoby mají právo požadovat od Společnosti přístup k jejich osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti k těmto právům jsou uvedeny níže v záložce „práva subjektů údajů“.
Poskytování osobních údajů obchodních partnerů a jejich kontaktních osob zpracovávaných Společností je u obchodních partnerů samotných či jejich statutárních zástupců požadavkem vyplývajícím z obecně závazných právních předpisů a ve zbývajících případech smluvním požadavkem Společnosti, přičemž v případě jejich neposkytnutí nebude moci být s obchodním partnerem uzavřena smlouva z důvodu nemožnosti její praktické realizace. Poskytnutí údajů o titulech je u obchodních partnerů i jejich kontaktních osob zcela dobrovolné a na uzavření případné smluvní spolupráce nemá vliv, je-li jiným způsobem ověřena případně požadovaná odbornost obchodního partnera/kontaktní osoby.
Společnost získává osobní údaje kontaktních osob obchodních partnerů od těchto obchodních partnerů.

Práva subjektů údajů

Kterýkoli subjekt údajů, jehož osobní údaje Společnost zpracovává, má následující práva:

právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, tj. právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou nebo nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat k nim přístup, jakož i k informacím uvedeným v čl. 15 odst. 1 nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), jež jsou uvedeny v této směrnici;
právo na opravu svých osobních údajů v případě jejich nesprávnosti či nepřesnosti;
právo žádat po Společnosti za podmínek uvedených v čl. 17 GDPR výmaz svých osobních údajů a úplné ukončení jejich zpracování, zaniknou-li veškeré právní důvody pro jejich zpracování;
právo na omezení zpracování v případech uvedených v čl. 18 odst. 1 GDPR (zejm. pokud subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů nebo vznesl námitku proti jejich zpracování);
právo vznést námitku proti zpracování, je-li Společností odůvodňováno nezbytností pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jimiž je pověřena, nebo nezbytností pro účely jejích oprávněných zájmů;
právo vznést kdykoli námitku proti zpracovávání osobních údajů pro účely přímého marketingu;
právo na přenositelnost osobních údajů, tj. právo na získání osobních údajů o něm zpracovávaných ze strany Společnosti ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a jejich předání jinému správci, pokud je zpracování založeno na jeho souhlasu nebo smlouvě s ním uzavřené a pokud se zpracování provádí automatizovaně;
právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li právním důvodem pro jejich zpracování, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na tomto souhlasu před jeho odvoláním;
právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.